2011年10月11日 (火) | Edit |
今回は整理整頓の大敵である、
「書類の整理方法」
について紹介します。
書類はいづれは必要になるだろうと思うとなかなか捨てられなくて、たまってしまう整理整頓には非常に厄介な存在なのです。

書類については
「基本的には捨てる」
というのが前提ですが、例えば
「説明書や申込完了書類」
など後々何かあったときに見る必要のある書類はなかなか捨てづらいものです。

そんなとき書類を捨てるために有効な方法は
「必要な書類をPDF化してから捨てる」
のがオススメです。

パソコンの中なら場所はとりませんし、必要となれば印刷することも可能ですので、整理整頓と相性がとても良いのです。

そのPDF化の方法ですが、1つめとしては
「メーカーのホームページからダウンロードする」
のが簡単でオススメです。
家電系の説明書であればどのメーカーでも大体ダウンロードできるようになっています。しかし
「古い型番だとダウンロードできなくなることがある」
ので、家電を買ったら早めにダウンロードしておくことをオススメします。

2つ目の方法は、
「自分でスキャンしてPDF化する」
方法です。

そのためにオススメのアイテムが
「ドキュメントスキャナ」
です。
有名なドキュメントスキャナは
「ScanSnap (スキャンスナップ)」ですがキャノンの「ImageFOMULA」もそこそこ有名ですね。A3用紙のスキャン方法や付属ソフトに多少の違いがありますが、どちらも非常に優秀な機器だと思います。

僕はキャノンの旧モデルである「DR-2510C」を使用しているのですが、これまでの一般的なスキャナと違って、
「一度に複数枚のスキャンが可能」
「スキャンしたデータをそのままPDFにしてくれる」
「A3用紙にも対応している」

など大量の書類を一度に処理する目的には非常に優れているのです。

また
「自分で電子化するのは面倒」
「スキャンする機器を買う程ではない」
という方は、以下のような電子化代行サービスもあります。

今回僕はこの書類電子化作戦をとりあえず説明書だけ取り組んでみたのですが、
説明書だけでも、以下の写真の様に
DSC_0095.jpgからDSC_0096.jpg
大きく減らすことに成功しました!

今後他の書類にも着手して徐々に整理整頓を推進していきたいと思います!
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